Zelfevaluatiegesprekken over kwaliteit en veiligheid in het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis

Safety-II en veiligheidsergonomie

Categorale instelling

Antoni van Leeuwenhoek

In het Antoni van Leeuwenhoek ziekenhuis (AvL) voeren zorgprofessionals in multidisciplinaire samenstelling een zelfevaluatiegesprek over kwaliteitsthema’s. Hier vindt reflectie plaats op de dagelijkse praktijk, welke wordt vergeleken met beschreven afspraken en zowel interne als externe verwachtingen. Mogelijke verbeteringen worden in gang gezet. Het gaat niet om goed of fout, centraal staat de mate waarin de PDCA-cyclus is doorlopen. Zorgprofessionals worden op deze manier direct betrokken bij kwaliteitsverbetering, zonder standaard afvinklijstjes. Dit geeft meer betrokkenheid en inspiratie, en leidt tot meer motivatie tot verbetering, zowel binnen als buiten de eigen afdeling.

In het kort

Aanleiding voor de start met zelfevaluatiegesprekken onder zorgprofessionals is het eigen KwaliteitsManagementSysteem (KMS), dat gebaseerd is op een eigen normenkader (KMS_AVL). De zelfevaluatiegesprekken helpen de uitgangssituatie te bepalen en brengen kwaliteit dichter bij de zorgprofessionals.

Het traject van de zelfevaluatiegesprekken duurt 1,5 jaar en wordt uitgevoerd met zorgprofessionals en andere medewerkers, die bij het zorgproces betrokken zijn. Alle thema’s van het KMS komen in deze gesprekken aan bod, zoals medicatieveiligheid, bevoegd- en bekwaamheden, inwerken, opleiden en de kwaliteitsinstrumenten.

Werkwijze

Iedere afdeling heeft maandelijks een sessie over een thema.
Er zitten geen inhoudelijke experts bij het gesprek, zoals een apotheker of een deskundige infectiepreventie. Het doel is namelijk om een gesprek te hebben over de werkelijke en niet de wenselijk situatie.
Een beleidsmedewerker Kwaliteit & Veiligheid en een decentrale adviseur bereiden het gesprek voor en begeleiden deze vervolgens. . Aan de hand van de accreditatienormen stellen zij vragen over het proces, hoe het gaat in de dagelijkse praktijk, wat gaat goed of beter kan. Ook wordt gekeken naar de PDCA-score (Plan-Do-Check-Act).
Insteek: hoe kom je van goede zorg naar excellente zorg door zorgprofessionals te laten meedenken en –helpen, waarbij aangesloten wordt op de (externe) verwachtingen.

Resultaten

Uit de zelfevaluatiegesprekken komen verschillende verbeteracties/suggesties:

Quick win: kan morgen mee gestart.
Opnemen in verbetercyclus: onderwerpen/verbeteringen die meer tijd en aandacht vragen en afstemming met het afdelingshoofd.
Centrale acties: verbeteringen organisatiebreed, vraagt betrokkenheid van clustermanagers en Raad van Bestuur (RvB).

Implementatie

Naar aanleiding van het eerste halfjaar zelfevaluaties zijn 11 centrale onderwerpen geprioriteerd door de RvB en het (medisch) clustermanagement. Met deze onderwerpen gaan de medewerkers aan de slag, waarbij de inhoudsdeskundigen betrokken zijn (als actiehouder). Via medewerkersbijeenkomsten, persoonlijke gesprekken en het intranet worden e.e.a. gecommuniceerd.

Inspiratie

Zorgprofessionals ervaren het als positief om te praten over kwaliteit in relatie tot hun dagelijks werk.
Het geeft een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid over het groter geheel; samen werken aan kwaliteit van zorg.
Door inzichtelijk te maken waar verschillende afdelingen mee bezig zijn, ontstaat meer bewustwording en leren van elkaar.
Voor de patiënt neemt de kwaliteit van zorg organisatiebreed toe.

Tips & tricks

De zorgprofessionals worden echt uitgeroosterd voor de zelfevaluatiegesprekken, voor 1,5 tot 2 uur.
Laat het gesprek waar mogelijk niet op de afdeling maar juist elders op de locatie plaatsvinden.
Zorg voor alle betrokken disciplines aan tafel. Meer zoals ‘Work-As-Done’ dan ‘Work-As-Imagined’.
Voorkom een oppervlakkig gesprek; goede verdieping in de materie vooraf door de begeleiders is cruciaal.
Commitment van RvB en lijnmanagers; organisatiebreed gedragen.
Er is maandelijks overleg over het KMS met RvB en (medisch) clusterleiding. Suggesties uit de zelfevaluatiegesprekken worden hier besproken. Belangrijk dat de zorgprofessionals zien en voelen dat er serieus iets mee gebeurt.

Download via onderstaande knop het factsheet waarin de hoofdstukken van het normenkader staan omschreven.

Factsheet normenkader

Meer Weten?

Contactpersonen

Dorien de Vries, beleidsadviseur K&V en Ingrid Vleeming - de Jong, manager K&V a.i.