Femmy Meenhorst is decentraal Kwaliteitsadviseur voor de afdelingen Radiologie, Nucleaire geneeskunde, Breast Clinic en de medische fotografie. Binnen haar afdelingen zijn meerdere initiatieven uitgerold of in ontwikkeling waarin het ‘dagelijks bezig zijn met leren & verbeteren vanuit een Safety-II bril’ terugkomen. Deze initiatieven worden hieronder beschreven.
Documinder
Met het project ‘Documinder’ zijn gemiddeld 1600 documenten opgeschoond tot een stuk of 600. Dit project op de onderzoeksafdelingen loopt al een paar jaar; het aantal documenten zou nog verder teruggebracht kunnen worden naar 400.
Heel veel documenten werden nooit gebruikt en professionals konden vaak moeilijk vinden wat zij zochten terwijl het documentbeheer systeem er is voor de professionals en zou moeten helpen/ondersteunen i.p.v. belemmeren. ‘Vroeger werd gedacht dat borging van verbeteracties in het schrijven van een nieuw protocol zit, maar dat is natuurlijk niet zo in de praktijk’, zegt Femmy.
Voor dit project zijn vanuit de werkvloer tweetallen gevormd, zogenoemde document beheer-teams. Deze zijn per onderdeel gaan kijken naar: Welke documenten zijn er? Wat wordt er écht gebruikt of kan weg of worden samengevoegd? Waar zitten de dubbelingen? De documenten zijn per thema geordend en beter vindbaar gemaakt.
Femmy heeft gezocht naar de professionals die echt ‘last’ van de veelheid aan documenten hadden en hen gevraagd mee te werken om het probleem op te lossen. Vervolgens heeft ze ervoor gezorgd dat het project is gefaciliteerd en medewerkers vrij gepland kregen om met de documenten aan de slag te kunnen gaan.
Feel good afsluiting gemiste diagnose bespreking
Het komt weleens voor dat een afwijking over het hoofd wordt gezien of dat bijvoorbeeld de communicatie omtrent verslaglegging niet optimaal verloopt. Dergelijke diagnosemeldingen worden vier tot zes keer per jaar besproken met de radiologen en radiologen in opleiding. Men reflecteert op de casus en haalt hier leermomenten uit.
Femmy: ‘Het is een leerzame, maar ook wel heftige bespreking. Het is tenslotte heel vervelend als iets minder goed verloopt in het diagnostisch proces. Om de bespreking een positieve noot te geven, houden we sinds een jaar een ‘feel good afsluiting’. Hierin wordt een ‘goed gezien casus’ besproken.’ Na het bespreken van gemiste diagnoses presenteert iemand dus een casus waarin het juist uitzonderlijk is dat de diagnose wel gesteld is, bijvoorbeeld omdat de afwijking heel moeilijk te zien was. Aanwezigen praten over wat er in dat geval goed ging en waarom; wat maakte dat de diagnose niet gemist is, hoe is ernaar gekeken? Wat kan hiervan geleerd worden?
‘De ervaringen met de ‘feel good afsluiting’ zijn positief’, vertelt Femmy. ‘AIOS geven aan dat zij de bespreking als prettig en leerzaam ervaren. Dit merk je ook aan de meer ontspannen sfeer die er aan het einde van de bijeenkomst hangt. Mensen gaan anders de deur uit dan voorheen.’ Als kwaliteitsadviseur stemt Femmy vooraf de agenda af met radiologen Jeanette Bakker en Albert ter Braak. Zij zijn initiatiefnemers van de lerende cyclus rondom de gemiste diagnoses.
Video-feedback
Verschillende afdelingen binnen het Albert Schweitzer ziekenhuis doen aan video-feedback, met name de hoog-risico afdelingen. Op de afdeling radiologie vindt eens in de twee maanden een video-feedback sessie plaats waarin professionals onder begeleiding van coach & praktijkopleider Peter Lahey een situatie uit de praktijk filmen en met elkaar bespreken. Dit kan bijvoorbeeld een situatie zijn waarin professionals graag verbetering zouden willen zien n.a.v. incidentmeldingen of complicaties (bijvoorbeeld longpuncties).
‘De meeste mensen zijn erg enthousiast over de sessies en willen graag een situatie filmen’, aldus Femmy. ‘Sommigen zijn ook sceptisch. Dat is oké, niemand is verplicht om mee te werken. Onze ervaring leert dat met de tijd ook de sceptici de meerwaarde ervan gaan inzien.’
Het initiatief ligt helemaal bij de medewerkers. Femmy en het management zijn niet op de hoogte van wat er inhoudelijk besproken wordt. Dat is ook juist de kracht ervan omdat dit de psychologische veiligheid vergroot. Wanneer er trends worden gesignaleerd in onderwerpen die verbetering behoeven, wordt dit wel decentraal geregistreerd en opgevolgd.
Scrum verbeterproject (kort-cyclisch verbeteren)
De scrum verbeterprojecten zijn een initiatief van Femmy en zijn in de zomer van 2021 gestart op de afdeling Radiologie. In dit project krijgt een scrum-team één keer in de twee maanden 24 uur de tijd om een onderwerp naar keuze te verbeteren. Het scrum-team bestaat uit een save-teamlid, document-beheerder en een folderbeheerder. Andere functies zoals communicatie en functioneel ICT- beheer staan stand-by.
De lijst met verbeterpunten wordt door de professionals zelf opgesteld n.a.v. de input van collega’s, patiënten, indicatoren etc. Iedereen kan verbeterpunten toevoegen aan de lijst. ‘Dit kunnen grote dingen zijn, maar juist ook kleinere zaken zoals voorraden die vaak op zijn of EPD-gerelateerde meldingen die storend zijn. Hiermee kun je juist het ‘laaghangend fruit’ dat gemakkelijk snel te verbeteren is, eruit halen’, vertelt Femmy. De input van patiënten wordt ook meegenomen door middel van een suggestiekaart. Hiermee kunnen alle patiënten die een bezoek brengen aan de Radiologie ideeën aandragen.
Wanneer het team start aan de 24 uur, hebben de teamleden de autoriteit om verbeteracties te kiezen; dit is één van de succesfactoren van het project. In 24 uur dient het team een volledige verbetercyclus te doorlopen, inclusief het in orde maken van bijbehorende documenten, folders voor patiënten, autorisaties en documentenbeheer.
‘De effecten van dit project worden wetenschappelijk geëvalueerd in de vorm van een effect- en procesevaluatie’, aldus Femmy. Ze kijkt hierbij met name naar de effecten op efficiëntie/doorlooptijd van de doorgevoerde verbetering. De eerste ervaringen van medewerkers zijn positief. Ook zijn er sinds de start al verschillende zaken opgepakt. Zo is de telefonische bereikbaarheid in de dienst gewijzigd, en is er een privacy scherm op computers geplaatst. Ook zijn er diverse trainingen gegeven. De belangrijkste tip die Femmy mee wil geven aan andere afdelingen of organisaties die aan de slag willen met scrum verbeterprojecten is om het klein en simpel te houden.
Femmy is inmiddels niet meer werkzaam in het Albert Schweitzer Ziekenhuis. Wil je meer weten over één van de initiatieven of over leren en verbeteren in de dagelijkse praktijk met een Safety-II bril? Neem dan contact op met Peter Laheij.
