Verbinding in beeld - inzet van de huddle bij Isala, Dijklander en Alrijne

In deze reeks Verbinding in beeld komen verhalen langs van ziekenhuizen die een praktijkvoorbeeld uit een ander ziekenhuis hebben overgenomen.

Volhouden
De huddle is in de drie ziekenhuizen onderdeel van een groter geheel: het continu verbeteren van de zorg. Zij hebben sinds de start alle fases doorlopen: investeren, oefenen, leren, aanpassen en weer bijstellen. Ilse vertelt: “Bij ons is de huddle in eerste instantie een pilot geweest. We zijn gestart door een demonstratie te organiseren om te laten zien wat we voor ogen hadden. Daarna konden afdelingen die al een dagstart of andere structuur hadden gemakkelijk aanhaken bij de zogeheten hoofden-/middenkader-huddle. Af en toe moesten we de structuur aanpassen, maar we hielden vol en waren eerlijk over wat wel/niet werkte. Zo begonnen we bijvoorbeeld eerst met lijsten met vele afdelingen daarop, waar men bij afroep moest aangeven wat er die dag speelde. Dat bleek niet te werken. Door aanvullingen, ook van Alrijne en Isala, hebben we dit in de tijd aangepast. Inmiddels zetten we de risicogebieden in en dat geeft een duidelijke structuur. Tevens is er een MT-huddle die volgens dezelfde opzet werkt.”

Door samen op te trekken en regelmatig af te stemmen, zijn acties gedurende het proces afgestemd. Daarmee zijn de ziekenhuizen in deze aanpak ook zelf een mooi voorbeeld van kort-cyclisch leren.

Variatie in vorm

Een huddle kent verschillende vormen. Typerend is dat de ziekenhuizen deze op alle lagen inzetten.

• In Isala: Elke ochtend staat de Raad van Bestuur (RvB) en het volledige RVE (Resultaat Verantwoordelijke Eenheid)- en stafmanagement stil bij alle mogelijke risico’s die komende 24 uur kunnen gaan spelen waarbij de patiëntenzorg mogelijk schade oploopt. Hybride vorm, waarbij 80% gemiddeld fysiek aanwezig is. Deze huddle sluit aan op de dagelijkse dagstarts van alle teams, waardoor problemen snel geescaleerd en besproken kunnen worden. Zodat ook oplossingen snel kunnen worden gecommuniceerd door de hele organisatie.
• In Dijklander: Op de afdeling vult elk team zelf in hoe ze de sta-sessie invullen. Bij de middenkaderhuddle zit de crisiscoördinator van die week voor. Bij de MT-huddle is sprake van wisselend voorzitterschap. Daar wordt de informatie uit de middenkaderhuddle ingebracht.
• In Alrijne: Elk team geeft zelf invulling aan hun dagstart. Een groot deel van de teams in de zorg doet ook een dagevaluatie. Daarnaast zijn er verschillende organisatieonderdelen die ook met hoger managent en teamleiders wekelijks bij elkaar komen om voortgang te bespreken.

De drie zijn eenduidig in de effecten die deze overlegstructuur heeft. Ook al is dit niet altijd aan te tonen. “De routine van de huddle helpt om elkaar te helpen, risico's klein te houden en uiteindelijk kwaliteit van zorg te verbeteren.” Corina vanuit Isala voegt toe: “De cascade door de hele organisatie is heel krachtig; dit geeft structureel veiligheidsbewustzijn door de gehele organisatie, bottom-up". Ook in Alrijne zijn de overleggen op elkaar afgestemd, waardoor alle organisatieniveaus van elkaar weten wat er speelt. Als iets niet opgelost kan worden, schuift het door naar het middenkader.

Waar liepen ze tegenaan in het proces? Corina: “Mensen moeten eerst aanleren dat ze iets mogen delen. Mensen dachten vaak: ‘maar ik heb het probleem al opgelost’. Maar dan kun je er geen lering uit trekken, je leert van de dag van gisteren en kijkt proactief naar de dag van vandaag. Breng het altijd in, omdat anderen er ook van kunnen leren.”

Samen werken en blijvend contact
De drie stemmen nog regelmatig zaken met elkaar af en hebben makkelijk app- of mailcontact. Corina licht toe: “Voor ons is de Huddle een instrument in het grote geheel wat we nastreven. Dus waar wij met de huddle wat eerder waren, was Dijklander weer eerder met een bepaalde manier van opleiden van medisch specialisten, die wij weer overnemen. Bij thema’s zoals Samen Beslissen of IZA is het ook heel makkelijk als je elkaar kent. Dat kan ook tussen andere collega’s van onze instellingen of daarbuiten. Door van elkaar te jatten, werk je echt goed samen".