Multidisciplinair gesprek als belangrijk middel tot succesvolle flitsaudits bij Treant

Bij flitsaudits toetsen hoofden en of senior(regie)verpleegkundigen samen met medisch specialisten (aandachtsfunctionarissen kwaliteit) elkaars afdeling of locatie. Ook leden van de cliëntenraad worden uitgenodigd om hieraan deel te nemen. In korte tijd wordt een afgebakend onderdeel van één of meer risicovolle thema’s geaudit. Hierbij wordt gebruik gemaakt van vaste en deels flexibele vragenlijsten, met name gebaseerd op de nalevingstesten van de Verplichte Instellingsbrede Richtlijnen (VIRs) van Qualicor Europe. Het patiëntenperspectief is nadrukkelijk een onderdeel van de toets. De audits worden op waarderende wijze uitgevoerd met als vertrekpunt te delen waar je trots op bent/wat goed gaat. Na de audit weten de hoofden welke getoetste risico’s in voldoende mate worden beheerst en waar verbeterpunten zijn voor de afdeling of locatie. Door bij elkaar te toetsen en te kijken op de werkvloer worden goede voorbeelden gedeeld en wordt het leren van elkaar en het verbeteren met elkaar vergroot. Op deze manier reflecteert Treant op de zorg die ze leveren in zowel de Cure als Care. Met dit instrument is het ook mogelijk in korte tijd alle afdelingen op hetzelfde thema te auditen. Dit biedt organisatiebreed zicht op de stand van zaken op dit thema.  

Werkwijze

Voorbereiding

• Bureau Kwaliteit en Veiligheid (BK&V) stelt voor een langere periode een vaste vragenlijst en planning op voor de frequenties van de flitsaudits en de risicovolle thema’s die zijn vastgesteld door management en raad van bestuur.
• De vragen van de vaste vragenlijst worden jaarlijks geëvalueerd en vastgesteld;
• Op basis van gesignaleerde risico’s op een bepaald thema kunnen leidinggevenden of (kwaliteits)commissies verzoeken een organisatiebrede flexibele vragenlijst toe te voegen.

Uitvoering

• Gestreefd wordt dat een afdeling/locatie tenminste ieder half jaar door een hoofd/senior(regie)-verpleegkundige wordt geaudit. Tijdens deze audit wordt aan de hand van de auditvragen gekeken naar de praktijk. De auditor laat zich eventueel tijdens de audit vergezellen door een (regie)verpleegkundige of een medisch specialist (aandachtsfunctionaris kwaliteit). De totale tijdsinvestering van een auditronde bedraagt circa 1 dagdeel per persoon;
• Het auditteam bezoekt de afdeling en gaat met de aanwezige zorgprofessionals in gesprek over het onderwerp van de flitsaudit. Dit gebeurt aan de hand van een vaste vragenlijst die voor alle bezochte afdelingen hetzelfde zijn. Ieder neemt deel aan dit gesprek vanuit de eigen expertise en het perspectief dat hij/zij vertegenwoordigt;
• Bevindingen worden in het rapport beschreven en worden besproken met het hoofd van de afdeling/locatie die wordt geaudit;
• BK&V levert vanuit Zenya de rapportage aan bij de leidinggevende; streven is dit te doen binnen een week na afloop van de auditperiode;
• Het hoofd is verantwoordelijk voor het oppakken van de verbeterpunten. De Verbeterflow (de module in Zenya waarin de voortgang van alle verbetermaatregelen (PDCA) kan worden gevolgd) kan hierbij als hulpmiddel worden gebruikt.

Doelgroep

Flitsaudits vinden plaats op alle afdelingen en locaties waar de te toetsen onderwerpen van toepassing zijn.